こんにちは。 いつも Microsoft Teams をご利用いただきありがとうございます。
Live Events Assistance Program (LEAP) 担当の吉井です。
今回は、ライブ イベントの本番までに実施する必要のある準備について紹介します。
完全オンライン イベント、リアル イベントの配信、どの形態のライブ イベントであっても以下の 3 点は必ず実施することをおすすめしています。
- リハーサル
- バックアップ イベントの作成
- ゲスト スピーカーの操作の確認
リハーサル
必ずリハーサルを実施してください。
ライブ イベントの開催経験がある方も、機材や会場の違いなどで問題が発生することもあるため、必ずイベントごとにリハーサルを実施することをおすすめしております。
注意点 : Teams 会議とは異なり、ライブ イベントは一度配信開始すると再度の配信ができないため、リハーサルを実施する場合にはリハーサル用のライブ イベントを作成してください。
リハーサル時には、以下の内容を中心に動作を確認してください。
a. 配信内容
- 発表者の音声が正常に聞こえているか
- 発表者のカメラ映像が正常に配信されているか
- 出席者側で配信されている資料が確認できるか
- 資料に埋め込まれた動画の音声が配信されているか
b. 開催者側の操作・設定
- 発表者の切り替え、資料の切り替えがスムーズにできるか
- Q&A 対応がスムーズできるか
- ノイズ抑制 (デバイスの設定内) が、”低” になっていることを確認
c. 設備
- 音声入出力デバイス (マイク、スピーカー) が PC 端末に直接接続されているか (音声入力デバイスを USB ハブなどを経由して接続している場合、音切れなどの問題が発生することがあるため、PC 端末に直接接続することを推奨しています)
- 音声入力デバイスの位置 (音声入力デバイスを机に置いている場合には、キーボード音などの雑音が入るため、音声入力デバイスを少し高い位置に設置してください)
バックアップイベントの作成
イベント開催中に何らかの問題が発生した場合には、事前に作成したバックアップ用のライブ イベントに切り替えることを推奨しています。
通常、Teams で問題が発生した場合には、切り分け・ログなどから原因の調査のうえで問題を解消していくことになります。しかしながら、ライブイベントのように限られた時間内で、原因調査をともなう問題解決を行うことは現実的ではありません。
Microsoft Teams 側で大規模な問題が発生している場合以外には、ライブ イベントの URL を変更することで問題が解決することが多々あります。
そのため、事前にバックアップ用のライブ イベントを作成いただき、問題が起きた際にはバックアップ イベントに切り替えてください。
バックアップ イベントの切り替えの方法については、後日ブログでご案内予定です。
ゲストスピーカーの操作の確認
組織外のゲスト スピーカーがオンラインから参加するイベントの場合、ゲスト スピーカー自身で Microsoft Teams を操作する必要があります。
組織内のユーザーであれば、日常業務で Microsoft Teams を利用しているので、Teams の操作自体に困ることは少ないかもしれませんが、組織外のユーザーとなるとそうもいきません。また、ライブ イベントの公開範囲やテナントの設定によっては、ゲスト ユーザーがテナントにゲスト参加する必要があるなど、テナント内ユーザーのみでの開催以上に考慮すべき事項が増えます。
そのため、イベント本番前に、ゲスト スピーカーと操作の認識や当日の操作について意識を合わせる必要があります。 実際のリハーサルにゲスト スピーカーも参加することが理想ですが、難しい場合には、以下の内容を個別に打ち合わせすることをおすすめしております。
- 資料を操作する人の役割分担（開催者側で操作するのか、ゲスト スピーカー自身で操作するのか）
- ゲスト スピーカーが、ライブイベントに発表者の役割で参加ができるかどうか
- ゲスト スピーカーの環境から、資料共有（動画が含まれている場合は音声も）で配信が可能か
以上のことを実施して、当日のライブイベントの運営をスムーズにしましょう！
ライブイベント開催の際には、お気軽に Live Events Assistance Program までご連絡ください。
※本情報の内容（添付文書、リンク先などを含む）は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。